Cos’è il procurement, e quali sono le migliori strategie da adottare per la tua azienda?

La funzione acquisti è centrale in ogni azienda. La scelta dei fornitori e le strategie di procurement permettono, infatti, non solo di migliorare i margini aziendali, ma anche di evitare interruzioni negli approvvigionamenti che potrebbero mettere a rischio l’operatività dell’impresa.

Cosa si intende per procurement?

Come prima cosa, è bene chiarire che con il termine procurement ci si riferisce all'insieme delle attività e dei processi che un'organizzazione mette in campo per acquistare prodotti o servizi da fornitori esterni.

Stiamo parlando di un ciclo di operazioni che vanno dall’identificazione delle necessità aziendali alla selezione dei migliori supplier, dalla negoziazione dei contratti alla costruzione di relazioni efficaci con i fornitori stessi, dalla gestione degli ordini al monitoraggio delle consegne, dal controllo dei pagamenti alla valutazione delle prestazioni.

La gestione degli acquisti incide sui costi operativi, sulla qualità dei prodotti o servizi finali, sull’efficienza della supply chain e, quindi, sulla competitività complessiva dell'azienda. Ecco perché le strategie adottate negli approvvigionamenti sono tanto importanti.

Procure-to-pay e Source-to-pay: differenze e punti in comune

Parlando di ciclo di approvvigionamento è comune imbattersi in due termini che identificano un insieme di fasi che compongono la procedura di fornitura:

• Procure-to-pay (P2P)
• Source-to-pay (S2P)

Con l’espressione Procure-to-Pay (P2P) ci si riferisce a tutte le attività che vanno dall'acquisto di beni o servizi fino al pagamento del fornitore e tocca le fasi di richiesta di acquisto, ordine di acquisto, ricezione della merce, gestione delle fatture e pagamento.

Il Source-to-Pay (S2P), invece, comprende tutte le attività che vanno dalla selezione dei fornitori fino al pagamento delle fatture e dunque l'intero ciclo di approvvigionamento. Sostanzialmente riguarda l’identificazione dei fornitori (sourcing), la richiesta di preventivi e la loro valutazione, la contrattualizzazione, per poi toccare tutte le attività di P2P già elencate.

In sostanza, mentre S2P copre l'intero sistema di approvvigionamento, P2P si concentra sulla parte operativa, una volta che i fornitori sono stati selezionati e i contratti sono stati stipulati.

Se il P2P ha come obiettivo il miglioramento dell'efficienza delle transazioni, il S2P include anche aspetti strategici, come l'analisi dei fornitori, la negoziazione dei contratti, la gestione delle relazioni con i supplier e il monitoraggio delle performance.

Come si imposta una strategia di procurement?

Migliorare la gestione, l'automazione e la sostenibilità del procurement richiede un approccio integrato che combini tecnologie avanzate, processi ottimizzati e pratiche sostenibili, ma come si imposta una strategia di approvvigionamento efficace?

Per prendere decisioni efficaci è utile passare per questi tre step:

1. analisi della situazione attuale, in cui vengono presi in considerazione i processi esistenti, i costi, i fornitori in essere, i bisogni dell’azienda e si identificano aree deboli, punti di forza, rischi e opportunità;
2. definizione degli obiettivi, una volta analizzata la situazione e le necessità aziendali e possibile andare a mettere nero su bianco i risultati che si desiderano ottenere (es. aumento della qualità, riduzione dei costi, miglioramento delle relazioni con i fornitori, attenzione alla sostenibilità, incremento del grado di innovazione ecc.);
3. sviluppo di strategie funzionali all’ottenimento dei risultati desiderati in ogni passaggio del ciclo di approvvigionamento (sourcing, negoziazione, contrattualizzazione, pagamenti, formazione del personale, monitoraggio, comunicazione ecc.);
   
   

Le principali strategie di procurement

Dopo aver compreso come si arriva a definire delle strategie di procurement, è arrivato il momento di prenderne in esame alcune molto diffuse.

Centralizzazione/decentralizzazione degli acquisti

Convogliando tutte le decisioni di procurement in un unico dipartimento o funzione all'interno dell'organizzazione, è possibile migliorare l'efficienza operativa tramite processi standardizzati e l'acquisizione di beni e servizi a livello aziendale e non di singolo dipartimento. In questo modo si può ottenere un maggiore potere contrattuale e sconti sui volumi, inoltre migliora il controllo sulla spesa complessiva e sui fornitori.

Di contro, potrebbero esserci dei ritardi nelle risposte alle esigenze specifiche delle diverse unità e una diminuzione del grado di personalizzazione e quindi una minore adattabilità alle necessità delle singole divisioni. Per non parlare poi dell’aumento del carico di lavoro del team centrale di procurement.

Speculare a questa strategia è la decentralizzazione degli acquisti in cui ogni divisione è autorizzata a gestire il ciclo di approvvigionamento a tutto vantaggio della personalizzazione e del soddisfacimento delle necessità specifiche delle unità, ma che comporta maggiori difficoltà di coordinamento e controllo dei processi.

Sourcing strategico

Il sourcing strategico è un approccio che punta a ottimizzare il valore complessivo della catena di fornitura, invece di concentrarsi esclusivamente sui costi. Così facendo è possibile migliorare la qualità di beni e servizi e/o aumentare il grado di innovazione attraverso una selezione mirata dei fornitori, a tutto vantaggio dell’ottimizzazione della catena di fornitura, la definizione di contratti più vantaggiosi e la creazione di relazioni a lungo termine.

Va detto, però, che si tratta di una strategia complessa che richiede tempo, energie e risorse per la ricerca, la valutazione e la negoziazione con i fornitori.

Asta elettronica dei fornitori

La selezione dei fornitori può avvenire anche attraverso aste elettroniche in cui i supplier presentano le loro offerte tramite una piattaforma online. Questo sistema aumenta la competitività e riduce il tempo destinato alla ricerca dei fornitori.

Con le aste cresce inoltre la trasparenza nel processo di selezione dei fornitori. Va ricordato però che creare un’asta online richiede competenze specifiche per l’organizzazione e c’è il rischio di focalizzarsi eccessivamente sul prezzo, a discapito di altri fattori come la qualità e la relazione con il fornitore.

Outsourcing del procurement

L’attività di procurement può anche essere affidata a un operatore esterno specializzato. In questo modo c’è la certezza di accedere a competenze specializzate evitando di destinare risorse interne a questa funzione.

Lo svantaggio sta nella riduzione del controllo diretto sulle attività di approvvigionamento e i costi dell'outsourcing.

Sustainable procurement

Questa strategia integra criteri di sostenibilità e responsabilità sociale nelle decisioni di acquisto, favorendo fornitori che rispettano standard ambientali e sociali elevati.

Così facendo l’azienda diventa più sostenibile e si favorisce la compliance sulle tematiche ambientali e sociali.

È possibile però che ci sia un aumento dei costi iniziali legati alla selezione di fornitori sostenibili e che la ricerca dei supplier diventi particolarmente complessa proprio perché il numero dei supplier in grado di soddisfare i parametri di sostenibilità ricercati potrebbe essere limitato.

Lean procurement

Il lean procurement si concentra sull’eliminazione degli sprechi e sull’efficientamento del processo di approvvigionamento.Questo approccio riduce i costi e i tempi, riducendo attività non necessarie, e punta su sistemi ottimizzati. Potrebbe, però, esserci il rischio di una certa rigidità che va a compromettere l'adattabilità della procedura di acquisto. Si tratta, inoltre, di una strategia che richiede un cambiamento culturale e operativo significativo all'interno dell'organizzazione.

Qual è la migliore strategia di procurement?

Non esiste una strategia di procurement giusta per tutte le aziende. Dipende, infatti, da com’è strutturata l’azienda, da quali sono gli obiettivi che si vogliono ottenere, dal tipo di beni o servizi acquistati e dal contesto del mercato.

Spesso, le aziende adottano una combinazione di strategie per massimizzare i benefici e gestire i rischi in modo efficace. Il suggerimento è quello di monitorare e rivedere regolarmente le strategie di per adattarle alle evoluzioni del mercato e alle necessità aziendali.

CRIBIS, proprio per aiutare le aziende italiane a ottenere i risultati desiderati, ha pensato a delle soluzioni  per la gestione del procurement e il monitoraggio dell’Albo Fornitori, che permettono di mitigare i rischi della supply chain, ottimizzare i costi e stringere partnership commerciali con supplier in Italia e all’estero in linea con gli obiettivi aziendali.